Documenten

Een rolbewuste bestandsbibliotheek met mappen, documenttypen, zichtbaarheid op minimale rol en een goedkeuringsflow met ondertekenaar van record.

De documentenbibliotheek (/documents) is de plek voor de officiële bestanden van je werkruimte - beleid, handleidingen, rapporten - met toegangsbeheer per document, zodat gevoelige bestanden alleen de juiste mensen bereiken.

Documenttypen

Elk document krijgt een type:

Beleid (Policy) - officieel beleid en reglementen.
Handleiding (Guide) - instructies en how-to-documenten.
Rapport (Report) - periodieke of eenmalige rapportages.
Overig (Other) - al het andere.

Typen maken de bibliotheek filterbaar en laten in één oogopslag zien wat een bestand is.

Zichtbaarheid op rol

Elk document heeft een minimale rol die bepaalt wie het mag zien en downloaden:

Minimale rol	Wie mag bekijken
Medewerker	iedereen in de werkruimte
Behandelaar	Behandelaars, Beheerders, Eigenaren
Beheerder	Beheerders, Eigenaren
Eigenaar	alleen Eigenaren

Een Medewerker ziet in de bibliotheek alleen documenten op medewerkersniveau; een Eigenaar ziet alles. Documenten die je niet mag zien, verschijnen simpelweg niet.

Mappen

Documenten staan in een mappenstructuur met kruimelpadnavigatie, zodat de bibliotheek meegroeit voorbij een platte lijst - bijvoorbeeld Beleid / HR of Rapporten / 2026.

Goedkeuringsflow

Documenten kunnen een goedkeuringsflow doorlopen:

Een document wordt geüpload en ter goedkeuring aangeboden.
Een bevoegde gebruiker keurt het goed en wordt daarmee de ondertekenaar van record.
De goedkeuring wordt vastgelegd in een audittrail: wie heeft getekend, en wanneer.

Zo krijgen compliancegevoelige bestanden (beleid, officiële rapporten) een verifieerbaar spoor binnen het platform.

Uploaden & beheren

Beheerders en Eigenaren uploaden documenten, stellen type en minimale rol in, ordenen mappen en voeren de goedkeuringsflow uit. Andere gebruikers gebruiken de bibliotheek volgens hun rol.

De documentenbibliotheek blijft een op mensen gerichte bestandsplek - bestanden hier worden niet rechtstreeks door de AI gelezen. Wil je dat de AI-assistent de inhoud van een PDF kan beantwoorden, gebruik dan document → kennisimport: de AI herstructureert de PDF tot conceptartikelen die jij controleert en publiceert, elk met een link terug naar het bronbestand. Geïmporteerde bron-PDF's worden hier bewaard in een map Kennisbronnen. Zie de kennisbank.

Wie mag wat

Actie	Medewerker	Behandelaar	Beheerder	Eigenaar
Bekijken / downloaden	volgens minimale rol	volgens minimale rol	✓	✓
Uploaden & type / zichtbaarheid instellen	✗	✗	✓	✓
Mappen ordenen	✗	✗	✓	✓
Goedkeuren (ondertekenaar van record)	✗	✗	✓	✓